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特定非営利活動法人ふわり
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ふわりコンサルティングTips

拠点を増やしたとたんに情報が共有できなくなった・・
     そんな悩みを抱えていませんか?

※ Tips・・・うまくやるためのコツや小技

 毎日顔を合わせていると、何気ない会話や表情、仕事ぶりなどから、たくさんの情報を受け取っています。そして無意識に状況を分析、把握して行動が決定されていくのです。意識的に特別な情報交換をしなくても、現場はまわっていくし、それが当たり前の風景になっています。「あの頃は良かった・・」なんて懐かしく思い返す人も多いのではないのでしょうか。
 しかし、拠点が複数になると、当たり前のことが当たり前でなくなります。
「何がおきているかわからない」
「大事なことが伝わっていない」
「大切な仕事を誰もやっていない」
「うちは、そちらは・・という言葉を使うようになった」
「言葉ではやっていると言っているが実態が見えてこない」
「職員の仲が悪くなってきた」
「職員が何を考えているかわからなくなった」等々・・、思い当たる節はありませんか?
 地域に溶け込んで障害のある人を支えてゆくには、地域に散らばる職員がしっかり情報共有を図りながら役割を果たしていかなければなりません。では、どうやって情報を共有すれば良いのでしょうか?

 ポイントは3つあります。
/Πそれぞれの業務を明確にする。
会議を設計する。
F報を作成する。
この3つを実践するだけで大きな成果が得られます。

 まず、職員が行っている業務をポストイットに書き出してみましょう。出された業務の重複やもれをチェックしたら、主にその業務に携わるべき人の名前を書いていきます。名前ごとに整理したとき、誰か一部の人に偏っていたら、他の人に担当を移します。業務は半年に一回見直しましょう。

 次に、会議で何を話し合うか年間、月間、週間の計画を立てます。テーマ、時間、責任者、進め方、準備物、議事録作成者などを予め決めておきます。会議はルールを守らなければ無意味な時間になりますので、約束事は必ず守る習慣をつけましょう。

 最後は日報の作成ですが、これが一番重要です。メーリングリストを作成して、毎日、決められた内容を送信してから帰宅するルールにします。報告、連絡、相談、依頼などを文書で共有することが習慣化され、それを毎日送受信することで、顔を合わせていたときの感覚が戻ってきます。

 百聞は一見にしかず、百見は一行にしかず。是非トライしてみて下さい。
(鈴木)


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FirstUpload 10/03/14-12:27
LastUpdate 10/03/14-23:57


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